Tầm quan trọng của tuân thủ người bán hàng

Nếu công ty của bạn bán cho các nhà sản xuất, nhà bán lẻ, hoặc các nhà phân phối, có lẽ bạn đang quá quen thuộc với các yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn định tuyến. Các công ty xuất bản các tài liệu để đảm bảo hàng hóa mà họ đặt hàng từ nhà cung cấp đến khi nào, ở đâu, và chính xác theo cách mà họ mong đợi.

Các nội dung yêu cầu hướng dẫn sử dụng khác nhau, nhưng hầu hết các chủ đề trang bìa như thế nào để đóng gói thùng carton vận chuyển , làm thế nào để đặt ra và đặt nhãn vận chuyển hàng hóa , những thông tin nào được xuất hiện trên phiếu giao hàng, kích thước pallet chấp nhận được, phải-đến-by date, và làm thế nào để giao tiếp thông tin cập nhật trạng thái.

Thật khó đủ cho các doanh nghiệp để đáp ứng một khác nhau, thiết lập chi tiết các nhu cầu của từng khách hàng, nhưng nó đặc biệt khó khăn cho các công ty nhỏ. Nếu không có phần mềm phức tạp hoặc một nhân viên lớn, một nhà cung cấp có thể được áp lực nặng nề, ví dụ, để đóng gói sản phẩm của mình từ 12 đến một trường hợp cho một khách hàng, từ 10 đến một trường hợp khác, và 24 đến một trường hợp trong tám gói nhiều cho một thứ ba sau đó đặt tất cả các mã vạch, nhãn hiệu chính xác nơi mà họ thuộc về.

Và không giống như các công ty bán với khối lượng lớn, các nhà cung cấp nhỏ thiếu sức mạnh đàm phán để có được khách hàng để bẻ cong các quy tắc. "Các nhà cung cấp nhỏ phải nhảy qua hoops nhiều hơn một chút," thừa nhận Scott Morgan, phó chủ tịch chiến lược giao thông vận tải tại DSC Logistics, một nhà cung cấp hậu cần bên thứ ba có trụ sở tại Des Plaines, Illinois.

Tough mặc dù những thách thức có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng là điều cần thiết. "Nếu họ không tuân thủ các yêu cầu của khách hàng, họ không ở lại nhà cung cấp trong thời gian dài," Jim Muir, chủ tịch của công ty tư vấn Logistics SSI ở Farmington Hills, Mich nói.

Nhà cung cấp đã có được các chi tiết sai cũng có nguy cơ bồi hoàn tài chính-tiền phạt mà khách hàng áp đặt để bù đắp cho việc tăng thêm mà họ phải làm gì khi hàng hóa không đến theo cách mà họ mong đợi.

Cho dù họ thực hiện công việc cho mình, thuê ngoài để cung cấp dịch vụ, hoặc kết hợp các chiến lược, các nhà cung cấp nhỏ phải đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách hàng, không có vấn đề làm thế nào đa dạng và phức tạp.

Mặc dù là một nhà cung cấp phục vụ bất cứ loại công ty phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, ngành công nghiệp bán lẻ được đặc biệt lưu ý đối với danh sách chi tiết của nhu cầu. Các nhà bán lẻ xuất bản yêu cầu hướng dẫn sử dụng để đạt được hiệu quả nhất quán.

QUY ĐỊNH TẠI SAO NHIỀU?

"Yêu cầu người bán hàng giúp đảm bảo rằng toàn bộ cộng đồng đang hoạt động không chỉ là một cách, nhưng ở tiêu chuẩn cao như nhau," Casey Chroust, phó chủ tịch điều hành, hoạt động bán lẻ tại các nhà Lãnh đạo Hiệp hội Công nghiệp bán lẻ ở Arlington, bang Virginia nói.

Theo Chroust, yêu cầu nhà bán lẻ rơi vào bốn loại:

Performance - bao gồm cả các đơn đặt hàng chính xác, sản phẩm không bị hư hại, và điểm đến đúng thời gian.

• Quy trình - làm thế nào các nhà cung cấp tham gia và giao tiếp với các nhà bán lẻ.
• Xã hội - bao gồm cả môi trường bền vững và trách nhiệm xã hội trong sản xuất.
• Pháp lý - tuân thủ các quy định của chính phủ.

Đối với các nhà cung cấp phân phối các sản phẩm cho nhiều nhà bán lẻ, một trong những nhiệm vụ quan ngại gây nhiều tranh cãi loại bao bì. Các quy định liên quan đến cả số lượng các mặt hàng trong thùng carton và cách chúng được đóng gói trong các trường hợp. Ngay cả khi hai nhà bán lẻ yêu cầu 48 miếng để một trường hợp, người ta có thể xác định tám hộp số sáu và sáu hộp khác tám.

Các nhà bán lẻ thực hiện các quy tắc để chứa các cửa hàng mà không cần một lượng đầy đủ hợp cụ thể. "Họ có thể mở chiếc hộp và chọn những gói nhiều cho các yêu cầu khối lượng nhỏ hơn ở mức lưu trữ," Chroust nói.

Các nhà cung cấp thường xuyên làm việc với các bên thứ ba logistics (3PL) cung cấp mà gánh vác trách nhiệm phù hợp với trường hợp tính đến nhu cầu của khách hàng. "Một nhà cung cấp có thể xuất xưởng một sản phẩm cho chúng tôi trong một gói trường hợp của sáu, nhưng mục tiêu muốn nó trong trường hợp gói ba. Vì vậy, chúng tôi làm rất nhiều xét lại," Clark Koch, giám đốc điều hành tại Regal Logistics, một 3PL tại Fife nói , Wash.

READY, SẴN SÀNG VÀ NHÃN HIỆU

Thông số kỹ thuật nhãn bán lẻ cũng có thể được đa dạng và phức tạp. "Một số người muốn nhãn ở góc trên bên trái, ví dụ, và một số chỉ định rằng nó được ở bên rộng nhất của hộp, hai inch từ đáy của thùng carton và hai inch từ điểm xa nhất bên phải," Jeffrey Schmidt cho biết, giám đốc điều hành tại The mì Group, một công ty San Diego nhỏ mà làm cho các phụ kiện dưới tên thương hiệu được cấp phép như Puma, Hurley, và Skull Candy.

Những thông số kỹ thuật không phải tùy ý; chúng được thiết kế để phù hợp với các quy trình trong trung tâm phân phối của nhà bán lẻ (DC). Một ví dụ đổi cho quá trình, nếu các nhà bán lẻ sẽ cài đặt một hệ thống băng tải mới-có thể gây ra một sự thay đổi trong các yêu cầu ghi nhãn.

"Thay vì ba inch từ phía dưới bên phải, máy quét mới của nhà bán lẻ có thể cần nhãn là ba inches từ phía trên bên trái," Kevin Wicks, phó chủ tịch phát triển kinh doanh tại Daryl Flood Logistics trong Coppell, Texas nói.

Một số nhà bán lẻ thiết lập các quy tắc nghiêm ngặt đối với các lô hàng khi phải xuất hiện ở bến tàu của họ. Walmart là một ví dụ điển hình. "Các nhà cung cấp phải đáp ứng không chỉ là ngày giao hàng, nhưng cũng là thời gian Walmart chỉ rõ," Darrell Graham, chủ tịch và giám đốc điều hành của FSD Inc., một Palmyra, Ind., Công ty có giấy phép để sản xuất 'Steak n nói 'ớt recipe Shake chuỗi nhà hàng của để bán trong các cửa hàng.

Đáp ứng yêu cầu ngày giao hàng của Walmart cũng là một mối quan tâm lớn đối với Regal Logistics và một số khách hàng của mình. "Chúng tôi làm việc chặt chẽ với nhóm giao thông vận tải của Walmart tại Bentonville, Ark.," Koch nói.

Carriers hồ bơi thiết bị của họ tại DC của Regal để các công ty 3PL có thể tải trước trailer ngay sau khi các nhà cung cấp chuyển tiếp đơn đặt hàng của họ từ Walmart. "Quá trình đó đảm bảo rằng chúng tôi nhấn Walmart-phải đến theo ngày," Koch cho biết thêm.

Yêu cầu đối với điện tử truyền thông, chẳng hạn như trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) nhắn 856, vận chuyển hàng hóa  trước thông báo-có thể đặt một gánh nặng đặc biệt về các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người quản lý các tin nhắn như vậy trong nhà.

"Hầu hết khách hàng chính của chúng ta đòi hỏi khả năng xử lý EDI," Matt Hopkins, quản lý hoạt động tại trường King Par, một Flushing, Mich., Công ty bán thiết bị golf và các phụ kiện dưới tên thương hiệu Intech, Knight, Affinity, và Orlimar nói. 65 nhân viên Vua Mệnh bao gồm các chuyên gia công nghệ thông tin hiện đang xử lý EDI trong nhà. Nhưng khi công ty nâng cấp một hệ thống máy tính mới, nó sẽ bắt đầu sử dụng một nhà cung cấp EDI.

"Tôi sẽ sử dụng một bên thứ ba nếu tôi được bắt đầu từ đầu," Hopkins nói. Những nhà cung cấp dịch vụ đã có cơ sở hạ tầng tại chỗ để tạo ra các thư điện tử phù hợp với nhu cầu của nhiều nhà bán lẻ. "Tất cả bạn cần làm là nói cho họ biết bạn đang làm việc với Walmart, và họ cung cấp cho nhu cầu của họ," ông nói.

Các công ty nhỏ dựa trên các 3PL đối với phân phối có thể bỏ qua những lo lắng về EDI hoàn toàn bởi vì những đối tác chăm sóc các tin nhắn điện tử. Và, may mắn thay cho nhỏ do-it-yourselfers người thiếu các nguồn lực để thực hiện giao dịch EDI đầy đủ, nhiều nhà bán lẻ cung cấp "hình thức thông minh" trực tuyến để nắm bắt các dữ liệu mà họ cần.

"Các nhà cung cấp đi đến các trang web nhất định và quan trọng trong thông tin, mà được dịch sang EDI thông qua hệ thống các nhà bán lẻ," Chroust nói.

Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về cách năm nhà cung cấp nhỏ nhảy qua hoops để đáp ứng các yêu cầu trong hướng dẫn của nhà cung cấp của khách hàng.

ERGODIG: đào trong WITH A 3PL

Khi William Rogers đưa ra ErgoDig trong năm 2011, ông nghĩ rằng các nhà bán lẻ sẽ nhận sản phẩm của mình tại các điểm sản xuất ở Trung Quốc. Ông sớm nhận ra rằng những khách hàng không có khả năng mở rộng vận tải như trên Board (FOB) các điều khoản cho một nhỏ, nhà cung cấp mới. "Tất cả họ đều muốn nhà cung cấp để có một chương trình trong nước tại chỗ," Rogers nói.

Không chỉ có khách hàng tiềm năng mong đợi ErgoDig để cung cấp sản phẩm tất cả các cách để DCs của họ, nhưng họ muốn chứng minh rằng công ty còn non trẻ có thể làm được công việc đúng.

Điều đó có nghĩa là Rogers đã phải thuê ngoài. "Một trong những câu hỏi đầu tiên một khách hàng yêu cầu một công ty vừa được tung ra là 3PL mà nó sử dụng," ông nói.

Với các văn phòng ở College Station, Texas, và Thanh Đảo, Trung Quốc, kiểu dáng ErgoDig và thị trường công cụ làm vườn tiện dụng cho dân dụng và thương mại. Để đáp ứng yêu cầu của nhà bán lẻ cho một hoạt động logistics VN, ErgoDig ký hợp đồng với Daryl Flood Logistics.

Như ErgoDig mang sản phẩm của mình ra thị trường vào năm 2012, nhà sản xuất hợp đồng của mình tại Trung Quốc sẽ sắp xếp vận chuyển hàng hóa  đến Hoa Kỳ. Sau đó, Daryl lũ sẽ tiếp nhận, quản lý các chuyến hàng từ DC cho khách hàng của ErgoDig.

Các 3PL sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề tuân thủ như thế nào mỗi nhà bán lẻ muốn cào, xẻng, và các sản phẩm đóng hộp khác cho lô hàng của ErgoDig.

"Các nhà bán lẻ có thể muốn sản phẩm của chúng tôi được đóng gói trong các gói của ba hoặc sáu, hoặc họ có thể muốn họ trong một thùng," Rogers nói.

Đó là không thực tế để xây dựng những lô hàng đóng gói tùy chỉnh ở Trung Quốc vì các hộp chiếm quá nhiều chỗ trong một container vận chuyển. "Chúng tôi tàu như nhiều sản phẩm như chúng tôi có thể phù hợp trong container Mỹ-ràng buộc, sau đó các công ty 3PL gọn gàng repackages chúng vào chi tiết kỹ thuật bán lẻ", Rogers nói.

Để giúp các công ty nhỏ đáp ứng phổ rộng các yêu cầu nhà bán lẻ mà họ gặp phải, Daryl Flood đã đầu tư hơn 2 triệu đô la công nghệ thông tin, bao gồm cả một hệ thống quản lý kho từ HighJump Software, Eden Prairie, Minn.

"Phần mềm này cho phép khách hàng có thêm nhiều loại khác nhau của các nhãn và chứa các yêu cầu đa dạng cho thu hái, đóng gói, tải trường hợp đầy đủ, và vận chuyển hàng," Chad Pack, Giám đốc giải pháp kinh doanh tại các công ty 3PL nói. "Bởi vì Daryl Flood đã đầu tư công nghệ này, khách hàng của chúng tôi không cần."

JTD DOANH NGHIỆP: ĐỪNG SỢ

Variety là một thách thức lớn đối với các nhà cung cấp nhỏ cố gắng để đáp ứng yêu cầu của nhiều khách hàng. "Các nhà cung cấp phải thiết lập một hệ thống riêng biệt cho mỗi nhà bán lẻ đối phó với họ," Tom Nihra, phó chủ tịch của JTD Enterprise tại Warren, Michigan nói.

Một doanh nghiệp gia đình thế hệ thứ hai với 2 triệu USD doanh thu hàng năm, JTD bán chó tha mồi bóng golf và cột cờ di động cho khách hàng bán lẻ lớn như Target, Câu lạc bộ Sam, Amazon, và Học viện thể thao, cũng như tới các cửa hàng nhỏ như nhà sách đại học.

Nhãn vận chuyển hàng hóa là một thách thức đặc biệt đối với JTD, bởi vì một số nhà bán lẻ là rất cụ thể về làm thế nào để đặt ra các thông tin. May mắn thay, những khách hàng cung cấp trợ giúp trong các giai đoạn thiết kế. Để kiểm tra quá trình, JTD gửi một bằng chứng của các nhãn mới, và các nhà bán lẻ cung cấp chính hoặc yêu cầu thay đổi.

Không phải tất cả các nhà bán lẻ mà khó tính. "Các khách hàng khác chỉ dictate 10 trường cần xuất hiện trên nhãn," Nihra nói. "Họ không quan tâm làm thế nào nó đặt ra, miễn là tất cả các lĩnh vực đều có mặt."

Giống như các nhà cung cấp khác, JTD phải tuân thủ các nguyên tắc, bao bì. "Các nhà bán lẻ có những yêu cầu về một lô hàng phải được đánh dấu nếu nó có chứa các đơn vị stockkeeping hỗn hợp," Nihra nói. "Chúng tôi cần phải đánh dấu các hộp khác nhau nếu nội dung không có tất cả các sản phẩm tương tự."

Tổng giám đốc JTD và giám sát việc đóng gói hiện lệnh chiến lược bao bì theo lệnh.

Mặc dù nhân viên trong nhà JTD của vật lộn với hầu hết các yêu cầu của nhà cung cấp trên của riêng của nó, nó sử dụng một bên thứ ba để quản lý thông tin liên lạc EDI với Học viện thể thao và Target. Đối với các nhà bán lẻ khác, nhân viên của JTD nhập các dữ liệu cần thiết vào mẫu đơn trực tuyến liên quan đến hệ thống thông tin của nhà bán lẻ.

Một chìa khóa để nhận tuân thủ đúng nhà cung cấp là giao tiếp với khách hàng. "Một công ty không nên sợ để yêu cầu giúp đỡ chỉ vì nó nhỏ," Nihra nói. Bởi vì các nhà cung cấp nhỏ thường cung cấp những sản phẩm độc đáo, các nhà bán lẻ lớn muốn họ thành công. "Họ thực sự cố gắng để giúp các doanh nghiệp nhỏ thực hiện theo yêu cầu của họ," ông nói thêm.

KING cải cách hành chính: THAY ĐỔI LÀ PAR FOR THE COURSE

Cùng với việc quản lý EDI riêng của mình, King Mệnh cũng dựa trên đội ngũ nhân viên của mình để ở hiện hành về yêu cầu đóng gói. Một thách thức lớn là những nhiệm vụ có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Ví dụ, Học viện thể thao quyết định vào đầu năm 2012 rằng họ muốn một câu lạc bộ golf nào đó trong hai gói thay vì ba gói.

Với một số khách hàng, King Par bán đủ sản phẩm để làm cho nó khả thi để đóng gói và nhãn hàng thông số kỹ thuật của họ ở nước ngoài, nơi có nhân công rẻ hơn, sau đó vận chuyển hàng hóa  trực tiếp cho các khách hàng. Nhưng khi công ty bán các mặt hàng tương tự với số lượng nhỏ hơn để nhiều khách hàng, chiến lược là khác nhau. "Chúng tôi nhập khẩu nó trong một tiêu chuẩn gói sáu, sau đó lại hộp và tái nhãn nó chính mình," Hopkins nói.

Thỉnh thoảng, nhóm tuân thủ Vua Par đụng độ một yêu cầu nó chỉ đơn giản là không thể đáp ứng, chủ yếu là bởi vì nền tảng của nó ngày trở lại vào năm 1998 và không cung cấp sự linh hoạt của hệ thống mới hơn. Điều này đã trở thành một vấn đề, ví dụ, khi Walmart.com xin vua Mệnh để bắt đầu cung cấp không chỉ là một vài mặt hàng nhưng toàn bộ đường dây của mình để các kênh thương mại điện tử.

"Một yêu cầu là một tính năng mà hệ thống EDI của chúng tôi không thể cung cấp," Hopkins nói. "Chúng tôi đã phải nói chúng tôi không có khả năng đáp ứng yêu cầu đó, mà là một không-đi cho Walmart.com." Cuối cùng, các nhân viên IT phát triển một cách giải quyết khác, cho phép Vua Mệnh để mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp trực tuyến.

THE GROUP mỳ: BẠN CÓ THỂ KHÔNG BAO GIỜ LÀ TOO dư thừa

Giống như vua Par, Tập đoàn mì tiến hành một số hoạt động tuân thủ trước khi sản phẩm của mình tiếp cận đất Mỹ. "Một nhà bán lẻ như Macy thể muốn có một thẻ treo trong một phong cách nhất định, với giá cả trong một phông chữ đặc biệt", Schmidt nói. "Chúng tôi làm điều đó ngược dòng vào các nhà máy khi có thể."

Nhưng hầu hết các bao bì và vận chuyển hàng hóa  các yêu cầu công việc liên quan diễn ra tại DC Các Nhóm của lúa mỳ tại Otay, Calif. Đối với mỗi top 20 khách hàng của công ty, nó gán nhân cụ thể chịu trách nhiệm tuân thủ. "Bạn không bao giờ có thể là quá dư thừa khi nói đến việc tuân thủ," Kelly Grismer, chủ tịch của Tập đoàn mì nói. "Sử dụng mọi công cụ bạn có thể để tăng cường quá trình và loại bỏ những lỗi tiềm năng."

Các Nhóm mì cũng dựa vào sự giúp đỡ từ UPS, hãng độc quyền của nó cho các chuyến hàng vào Hoa Kỳ, và tàu sân bay ưa thích dành cho các chuyến hàng đến khách hàng. Ứng dụng vận chuyển UPS, WorldShip, cho phép các nhà cung cấp để cấu hình một hồ sơ cho mỗi khách hàng, giúp tự động hóa các hoạt động tuân thủ.

"Nếu The tàu Nhóm mì trực tiếp đến Target, ví dụ, nó có thể thiết lập một hồ sơ mà xác định các lĩnh vực cần thiết cho mỗi đơn đặt hàng liên quan đến mục tiêu," Kiel Harkness, chiến lược phân khúc bán lẻ tại UPS nói. "Các nhà cung cấp có thể thiết lập những cấu hình cho nhiều nhà bán lẻ khác nhau."

FSD: Một lựa chọn logic nhất

Một sự thay đổi trong các yêu cầu vận chuyển hàng hóa  của Walmart khi gần như bị đánh FSD ra khỏi kinh doanh ớt. Năm 2004, nhà sản xuất hợp đồng của công ty, Pinnacle Foods, được giao sản phẩm đến kho FSD tại French Lick, Ind. Từ đó, những người bán buôn vận chuyển nó trong trường hợp 12-pack cho khách hàng của mình.

Sau đó, Walmart đã tuyên bố rằng thay vì gửi pallet tải với trường hợp một nhà kho lớn, FSD đã chỉ đạo các lô hàng nhỏ hơn để một loạt thiết bị được gọi là trung tâm cung cấp các bản remix-năm thùng ở đây, 15 thùng carton có.

"Tuân thủ sẽ có yêu cầu 14 (LTL) giao hàng ít hơn xe tải khác đi vào, mà đã có gần như không thể về hậu cần," Graham nói. Walmart cần thiết mỗi lô hàng đến vào một ngày cụ thể, tại một thời điểm cụ thể, và các hãng LTL không thể đáp ứng các cửa sổ chính xác như vậy.

Graham quyết định làm việc với một công ty 3PL. Hôm nay, Pinnacle tàu trường hợp của Steak 'n' Shake ớt để ba nhà kho do DSC Logistics. Là một phần của dịch vụ Tối ưu hóa Chiến lược Multivendor của nó, DSC củng cố lô hàng FSD với sản phẩm từ các nhà cung cấp nhỏ và vừa khác, vận chuyển hàng hóa  chúng trong xe tải đầy đủ đến các cơ sở Walmart đúng.

Hợp nhất giúp các nhà cung cấp nhỏ trong hai cách. "Đầu tiên, nó làm cho chúng hấp dẫn hơn để Walmart, mà không muốn để xử lý rất nhiều lô hàng LTL nhỏ", Morgan nói tại DSC. "Thứ hai, nó giúp tiết kiệm tiền bằng cách nhận các lô hàng lên xe tải chở đầy đủ."

"Vận chuyển một pallet của ớt để Harrisonville, Ill., Chi phí khoảng $ 420," Graham nói. "Vận chuyển đến các khu vực tương tự từ DSC chi phí khoảng $ 105."

Gia công phần mềm là chìa khóa cho nhiều công ty nhỏ đang cố gắng để theo kịp với yêu cầu nhà cung cấp phức tạp. Đối với các do-it-yourselfers, làm việc theo nhóm, chú ý đến từng chi tiết, và sự sẵn sàng để tìm kiếm sự giúp đỡ từ các khách hàng đi một chặng đường dài.

Về lâu dài, phù hợp với yêu cầu của nhà cung cấp sẽ trở thành thủ tục hoạt động tiêu chuẩn và một phần của chi phí kinh doanh. "Bản thân doanh nghiệp, hoặc các công ty 3PL của họ, dường như để có thể xử lý nó khá tốt", Muir ghi nhận.