Hệ thống thanh toán cước vận chuyển

"Ngành công nghiệp thanh toán hóa đơn cước đã phát triển từ một dịch vụ thanh toán cho dịch vụ thông tin," Harold Friedman, phó chủ tịch cấp cao, phát triển doanh nghiệp toàn cầu cho hóa đơn cước nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán Data2Logistics, Ft nói. Myers, Florida. Hôm nay của các chủ hàng có khả năng truy cập thông tin bị bắt bởi các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hóa đơn cước của họ để đưa ra quyết định lựa chọn hơn về vận chuyển hàng hóa , sử dụng dịch vụ, và phân bổ chi phí.

Công nghệ đã cách mạng hóa đơn thanh toán cước, kiểm toán, dịch vụ báo cáo, đặc biệt là trong việc cung cấp dữ liệu tầm nhìn-các giao dịch và chi tiết qua Internet, nói Jan Laufer, giám đốc dịch vụ thanh toán cước tại Sunset tài chính, một bộ phận của St. Louis, Missouri dựa trên công ty dịch vụ vận chuyển hàng hóa  Sunset Tranportation Inc.

Đối với các chủ hàng, thanh toán hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa  là dựa trên luật lệ và quá trình điều khiển. hóa đơn vận chuyển hàng hóa không phải là giao dịch phải nộp accounts- điển hình, giải thích Tom Zygmunt, giám đốc tiếp thị cho CASS Hệ thống thông tin, một nhà cung cấp vận tải, công dụng, và quản lý chi phí viễn thông và các dịch vụ kinh doanh tình báo liên quan đến trụ sở tại St. Louis. Các kỹ năng và kiến ​​thức liên quan đến việc duy trì cấu trúc giá và xác định nguyên tắc chi phối sự phụ phí đã được tỉa đi qua cắt giảm biên chế ở nhiều công ty.

Các hệ thống dựa trên Web ngày nay có thể vẽ bản đồ và đồ thị chỉ số thực hiện được xác định trước, không chỉ cung cấp chi phí và hóa đơn cước thông tin trạng thái.

Keith Snavely, phó chủ tịch bán hàng cho kiểm toán Atlanta cước toàn cầu, thanh toán và phần mềm quản lý hậu cần và cung cấp dịch vụ Nvision toàn cầu Công nghệ Solutions Inc, là miễn cưỡng làm việc quá sức từ "bảng điều khiển", nhưng đó là những gì các chủ hàng thấy, ông nói.

Trong những ngày đầu của dịch vụ thanh toán cước, các công ty kiểm toán được trả trên cơ sở dự phòng từ các nguồn quỹ mà họ thu hồi thông qua lỗi thanh toán, tiền trả lố, và lặp thanh toán. Nhưng ngày nay, các dịch vụ thanh toán hóa đơn cước vận chuyển và kiểm toán làm nhiều hơn là tiết kiệm hàng tiền; họ cung cấp dữ liệu có giá trị.

"Truy cập dữ liệu lô hàng phát nổ khả năng báo cáo của người gửi hàng," John Mecchella, chủ tịch và chủ sở hữu của tư vấn giao thông kỹ thuật, một Congers, NY, công ty được thành lập năm 1974 và chuyên về các ứng dụng tùy chỉnh cho trước kiểm toán và thanh toán hóa đơn cước nói .

Trưởng thành và các doanh nghiệp mở rộng cần phải có được một xử lý về chi phí, đặc biệt là bởi vì rất nhiều những chi phí đã dịch chuyển bên ngoài Bắc Mỹ, tạo ra nhu cầu về dịch vụ kiểm toán cước vận chuyển hàng hóa  và thanh toán, ghi chú Allan Miner, Chủ tịch CT Logistics, một nhà cung cấp bên thứ ba cước dịch vụ kiểm toán thanh toán và hóa đơn hàng hóa tại Cleveland, Ohio.

Ken Hazen, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của CTSI, một kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán công ty Memphis, Tenn. dựa trên với một lịch sử 50 năm, nói rằng ông có thể đã chống đi toàn cầu cách đây 15 năm, nhưng ngày nay nó là một điều cần thiết. "Có rất nhiều các công ty kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán xung quanh," ông nói, "nhưng một số doanh nghiệp lớn có chức năng giống như các công ty sản phẩm tiêu dùng, mà bạn chỉ tốt như phát triển sản phẩm mới nhất của mình." Trong số phát triển sản phẩm mới nhất CTSI là một trang web mà hoạt động trong 10 ngôn ngữ và 34 tệ.

Nhóm hậu cần không có carte blanche thêm cho nhân viên của họ, Hazen nói. Với sự phức tạp và phạm vi ngày càng tăng, các nguồn tài nguyên vẫn chặt chẽ. Và, trong khi 60 phần trăm hoặc nhiều hơn các dịch vụ cốt lõi CTSI vẫn có thể thanh toán hóa đơn cước thông thường, phía quản lý giao thông vận tải của các doanh nghiệp tiếp tục phát triển.

Dịch vụ kiểm toán cước vận chuyển hàng và thanh toán có thể tiết kiệm nhất các chủ hàng từ bốn đến tám phần trăm, theo giao các giải pháp quản lý công ty Capital Giao thông vận tải Logistics (CTL), Nashua, N.H. Nhưng các công cụ công nghệ cũng có thể thêm giá trị. Ví dụ, phần mềm quản lý giao thông vận tải CTL của, TR +, hỗ trợ lựa chọn vận chuyển và thời gian vận chuyển màn hình và giá cả, trong khi hệ thống CapitalWorks của nó cung cấp một công cụ trực tuyến để xem lại lịch sử vận ​​chuyển.

Thanh toán hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa  là một quá trình khá đơn giản, theo Trendset Inc., một công ty giải pháp thanh toán cước cao cấp nằm ở Greenville, S.C. quá trình sơ đồ của nó di chuyển từ đơn gốc vận đơn vào hóa đơn cước, và vào giai đoạn kiểm toán. Công ty sẽ kiểm tra các hóa đơn cho phù hợp với dữ liệu của giá hãng thương lượng và các điều khoản, và loại bỏ những người mà không chính xác.

TỪ BOL VỚI BILL HÀNH TRÍ TUỆ

Thu thập dữ liệu là một chìa khóa để mở khóa khả năng phức tạp hơn và phần thưởng cao hơn từ hệ thống quản lý giao thông vận tải. Vận đơn (BOL) chảy vào hệ thống dữ liệu về nội dung lô hàng, xuất xứ, địa điểm, và các chi tiết khác. nỗ lực đầu tiên để tự động thu thập dữ liệu từ các vận đơn trung vào trao đổi dữ liệu điện tử (EDI). "Quá trình EDI có thể phức tạp đối với một số tàu sân bay," Laufer nói.

Điểm chuẩn được phát triển bởi Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) phối bộ giao dịch. Hầu hết các hãng hỗ trợ bộ giao dịch EDI, nhưng đối với những người đã không đạt được mức đó, Sunset làm việc với một dịch vụ của bên thứ ba sẽ giúp hãng đạt được các tiêu chuẩn ANSI.

Đối với các tàu sân bay nhỏ hơn, thu thập dữ liệu thường là một vấn đề tài nguyên. "Trong khi một số công cụ có thể chuyển dữ liệu từ bảng tính thành một cơ sở dữ liệu, các công cụ trên nền web mới làm cho nó có thể nhập thông tin vào một mẫu đơn trực tuyến và cho hệ thống đằng sau nó chăm sóc của các tiêu chuẩn," Zygmunt nói.

Các hãng tàu có thể cung cấp hóa đơn cước qua e-mail, PDF, hoặc công cụ nhập dữ liệu trực tuyến, Snavely nói. Khi các hãng đăng nhập vào, họ thấy một hình thức có thể được tùy chỉnh để cho giống như văn bản quen thuộc của họ. Các hình thức thu thập các yếu tố dữ liệu tiêu chuẩn và hiển thị thông tin bắt buộc.

Cả hai vận chuyển hàng hóa và khả năng hiển thị người gửi hàng có thể được tùy biến và kiểm soát. Các hệ thống báo cáo trên Web an toàn được phân chia để truy cập được ủy quyền cho các nhu cầu dữ liệu chính xác của chức năng công việc của người dùng, Laufer giải thích. Người vận chuyển có thể truy cập hệ thống PayLOGIK Sunset và xem hàng và hóa đơn của họ. cơ sở Shipper có thể thấy chỉ vận chuyển của họ, trong khi chức năng hậu cần có thể xem chi tiết thông lượng lớn để giúp phân tích với làn đường giao thông.

Đây là nơi mà hệ thống bắt đầu để mang lại sức mạnh để chịu đựng, và các cơ sở dữ liệu đã phát triển từ vận đơn và vận tải hàng hóa đơn cung cấp thông tin tình báo kinh doanh thật sự.

Một trong những lợi ích đầu tiên là biện pháp hiệu suất vận chuyển. điều khoản hợp đồng là một phần của cơ sở dữ liệu tốc độ, và "hóa đơn sóng mang được điện tử được kiểm toán về tính chính xác," Laufer nói.

Các biện pháp đầu rõ ràng là so sánh tỷ lệ thương lượng với chi phí vận tải. Nhưng các yếu tố khác, chẳng hạn như dỡ phí mà không được nghĩa vụ phải được tính phí, hiển thị trong kiểm toán.

Một yếu tố quan trọng hệ thống có thể giám sát đối với người gửi hàng là ngày có hiệu lực đối với hợp đồng. Chủ hàng có thể được cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn của họ, nhưng hãng cũng có thể được giám sát để đảm bảo rằng họ đang sử dụng các điều khoản hợp đồng gần đây nhất.

Các hệ thống quản lý giao thông vận tải phục vụ hỗ trợ cho những hệ thống thanh toán cước có thể cung cấp dữ liệu chiến lược quan trọng trên tuyến đường giao thông, âm lượng và dòng chảy. Điều này quan trọng không chỉ đối với giá giám sát các ngưỡng khối lượng chiết khấu, nhưng đối với các chủ hàng cung cấp với một cái nhìn rõ ràng về hệ thống phân phối của họ trong một bối cảnh thực tế.

Lô hàng bưu kiện nhỏ đã trở thành một phần quan trọng trong quản lý giao thông vận tải là kích thước lô hàng đã giảm. Theo đó, CT Logistics đã bao gồm vận chuyển bưu kiện trong bản nâng cấp cho hệ thống FreitRater của nó. "Nó có thể thực hiện kiểm toán giá bưu kiện xuống penny," Miner nói. "Nó cho biết thêm lên đến rất nhiều tiền."

Tài chính đã đóng một vai trò nhỏ trong quản lý giao thông vận tải trong quá khứ, Snavely nói. "Chi tiêu giao thông chỉ là một điểm nhỏ," ông nói. "Bây giờ nó đang được kiểm tra chặt chẽ. Khi thu đầu dòng là mỏng hoặc làm rơi, dịch vụ thanh toán cước có thể giúp tìm ra tiết kiệm trung bình của bốn phần trăm của doanh thu, mà đi ngay vào dòng dưới cùng."

Trong khi các bộ phận hậu cần nhận dữ liệu trên các mẫu làn giao thông để phân tích, kế toán được một bức tranh chính xác hơn về phương pháp trích trước, Zygmunt nói. Các cơ sở dữ liệu có thể giúp giảm chi phí chuyển nhượng cho đơn vị stockkeeping (SKU) cấp.

Dữ liệu giao cho như chi phí vận chuyển hàng hóa ra bên ngoài và giá trị hóa đơn, "chúng ta có thể xác định cước như một phần trăm doanh thu của khách hàng", Mecchella giải thích. "Nếu chúng tôi có các SKU, chúng ta có thể tính toán phân bổ cước xuống mức SKU hoặc nhóm sản phẩm gia đình. Nếu chúng ta biết những gì đã được vận chuyển, chúng tôi có thể sản xuất dự thu cước chính xác cao và có kiểm chứng trên cơ sở hàng tháng."

Khả năng để phù hợp với chi phí với những gì đã được vận chuyển và thanh toán là cần thiết trong thế giới Đạo luật Sarbanes-Oxley ngày nay, Mecchella nói, đề cập đến pháp luật mà điều chỉnh tài chính của công ty lưu giữ hồ sơ.

Đối với các chủ hàng, giao thông vận tải là một trong ba chi phí hàng đầu của công ty của họ, và khả năng quản lý chi tiêu nào là mạnh mẽ. Các cơ sở dữ liệu quản lý giao thông là quan trọng, và nó còn có nhiều hơn đo lường chi phí hóa đơn so với tỷ giá hợp đồng. "Nó cũng giúp các chủ hàng quản lý mạng và các chi phí của họ," Laufer lưu ý.

Các chủ hàng có thể yêu cầu nếu mạng của họ đang làm việc theo cách nó được cho là sử dụng và phù hợp với hướng dẫn định tuyến của họ như là một biện pháp, Zygmunt nói. Họ cũng nhận lỗi thanh toán, chẳng hạn như chi trả bảo hiểm khi nó đã được bao gồm trong hợp đồng. Tất cả điều này giúp tiết kiệm người gửi hàng từ trả quá cao, sau đó nộp đơn khiếu nại.

Hãng tàu cũng lấy được giá trị từ thông tin phản hồi ngay lập tức quá trình kiểm toán. Ví dụ, Sunset Giao thông vận tải cung cấp thông tin phản hồi ngay lập tức để vận chuyển hàng hóa  về trường hợp ngoại lệ kiểm toán. Điều này tránh sự tốn thời gian và tốn kém quá trình của các hãng phát hành một thông báo cán cân do và người gửi hàng phải nghiên cứu vấn đề này.

Cho dù đó là với các điều khoản hợp đồng, hướng dẫn định tuyến, các nguyên tắc kế toán, hoặc các quy định luật Sarbanes-Oxley, tuân thủ là quan trọng và các kiểm toán hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa  và chu kỳ thanh toán có thể giúp các công ty quản lý phức tạp này ở bên trong nước.

Một trong những phát triển mới nhất và thú vị nhất đối với kiểm toán cước vận chuyển hàng hóa  và các công ty thanh toán là việc mở rộng kiểm toán và thanh toán khả năng Hoa Kỳ-phong cách bên ngoài Bắc Mỹ. Trong lịch sử, các nước khác đã được ít chính thức hơn so với Hoa Kỳ trong cách tiếp cận của họ để chi phí vận chuyển.

Hoa Kỳ có thể được hưởng lợi từ di sản của nó quy định kinh tế trong vận chuyển. Trước những năm 1980, tàu sân bay động cơ nộp thuế excruciatingly chi tiết với Ủy ban Thương mại Liên bang. Theo luật, một tàu sân bay không thể chuyên chở một tải mà nó không có thuế quan trong hồ sơ.

Không chỉ khối lượng lớn của các chi tiết dẫn đến sai sót, mức thuế mới được ban hành hàng ngày, và tốc độ đăng thường dẫn đến sai sót thanh toán hơn. Quy định thiết lập một cửa sổ hẹp cho các tranh chấp tỷ lệ để được nộp và xử lý. kiểm toán hóa đơn cước là không phải là một lựa chọn cho nhiều công ty.

Khi quy định kinh tế kết thúc và nộp thuế chính thức bị loại, công ty thực hiện kiểm toán hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa  và thanh toán cần thiết để tìm ra những cách mới để phát triển. May mắn thay, công nghệ đã mở rộng khả năng của mình theo cấp số nhân khi giá đã giảm. Các nhóm như các Ủy ban Điều phối dữ liệu giao thông vận tải đã xâm nhập trong tập dữ liệu tiêu chuẩn hóa. Sân khấu được đặt cho nhóm đó được quản lý hóa đơn cước của bạn cũng để biên dịch một bức tranh chính xác của mạng lưới hậu cần và khối lượng của bạn.

Điều này cũng không nhất thiết phải đúng bên ngoài Hoa Kỳ. Được thành lập vào năm 1923, CT Logistics là một công ty thanh toán cước bắt nguồn từ hệ thống chính thức. khả năng của mình để tồn bãi bỏ quy định phụ thuộc vào cách nó thích nghi với sự thay đổi nhu cầu của khách hàng.

Khi có thêm nguồn chuyển ra nước ngoài, và các thị trường toàn cầu bắt đầu phát triển không chỉ đến và đi từ Hoa Kỳ, mà còn ở làn đường mà không bao giờ chạm vào đất Hoa Kỳ, CT Logistics thấy mình đối mặt với thực hành được cung cấp ít chi tiết hoặc hiển thị trên chi phí vận chuyển. Không chỉ làm nó phải đối phó với ngôn ngữ và tiền tệ khác nhau, danh pháp và thuật ngữ không thống nhất.

kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán các dịch vụ hiện nay là một sản phẩm lai. Sau khi viết lại hệ thống của mình cho phù Y2K, CTSI sửa đổi chúng để bao gồm các hệ thống quản lý giao thông vận tải. "Chúng tôi tiếp tục làm việc với khách hàng để tối ưu hóa các công cụ của chúng tôi khi các chủ hàng được định nghĩa lại cách họ di chuyển hàng hóa của họ", Hazen nói.

"Nó không phải về tiền bạc, đó là về dữ liệu."

Còn bây giờ, giao tiếp với các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. CTSI kéo ra dữ liệu, mát xa nó, và báo cáo lại, điểm chuẩn lãi và làn so với 12 triệu giá trong cơ sở dữ liệu của nó.

Hoa Kỳ là nước đi trước về công nghệ, Hazen lưu ý. hãng toàn cầu là ít phức tạp khi nói đến thanh toán, thanh toán thường cùng lô hàng nhiều lần. công ty Hoa Kỳ đang áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và hợp thức của họ để vận chuyển hàng hóa quốc tế và làm cho bước tiến trong việc cung cấp tầm nhìn tốt hơn.

Các chủ hàng đang tìm kiếm một nguồn duy nhất để kiểm toán và thanh toán hóa đơn cước trên quy mô toàn cầu, Friedman nói. Họ cần thông tin từ tất cả các phương thức và tất cả các vùng.

"Cho dù đó là một thẻ báo cáo vận chuyển hàng hóa , khối lượng theo loại dịch vụ và khu vực, hoặc chi phí cho mỗi dặm, các chủ hàng muốn truy cập vào dữ liệu mà họ cần để đưa ra quyết định hơn, tàu thông minh hơn, và tiết kiệm", Friedman nói.

Các công ty quản lý giao thông vận tải cơ sở dữ liệu trung tâm có nhiều thứ tiếng mà đã phát triển ngày hôm nay để cung cấp dữ liệu phong phú và trí tuệ kinh doanh tích cực, ngoài việc tiết kiệm chi phí, là một người họ hàng xa với căn phòng đầy đủ của thư ký tỷ lệ nghiền ngẫm những chất kết dính nhồi với mức thuế giấy để tìm lỗi thanh toán. "Nó không phải về tiền bạc, đó là về những dữ liệu", một hành thanh toán cước cho biết.

Nó luôn luôn là về tiền bạc, nhưng có lẽ có nhiều hơn để thu được từ việc khai thác dữ liệu và cải thiện hiệu suất mạng và hiệu quả. Và trong một tương lai mà các công ty sẽ phải chịu những áp lực mới để cải thiện tác động môi trường của họ, một phần của những gì có thể được đo lường sẽ được cung cấp hiệu quả chuỗi.

Các bằng chứng nữa sẽ bắt đầu với các hóa đơn cước khiêm tốn, và các chủ hàng có quyền truy cập vào dữ liệu sẽ là người chiến thắng.